Abmahnung aus Personalakte löschen möglich?

Abmahnung aus Personalakte löschen – diese Frage stellen sich viele Beschäftigte kurz vor dem Jobwechsel. Gerade wenn ein Aufhebungsvertrag bevorsteht und der neue Arbeitgeber im öffentlichen Dienst ist, steigt die Unsicherheit. Was darf in der Akte bleiben, was nicht – und welche Rolle spielt dabei das ALG 1?

Rechtliche Ausgangslage bei der Abmahnung

Wer eine neue Stelle antritt, will ungern Altlasten aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis mitnehmen. Eine Abmahnung in der Personalakte kann dabei wie ein rotes Tuch wirken – vor allem, wenn man in den öffentlichen Dienst wechselt, wo die Personalführung strenger erscheinen mag. Doch was viele nicht wissen: Die Personalakte beim alten Arbeitgeber ist kein offenes Buch für den neuen Arbeitgeber.

Einsicht durch den neuen Arbeitgeber

Nach deutschem Arbeitsrecht gibt es keinen allgemeinen Anspruch des neuen Arbeitgebers, die Personalakte des alten einsehen zu dürfen. Selbst im öffentlichen Dienst gilt das sogenannte informationelle Selbstbestimmungsrecht aus Art. 2 Abs. 1 i.V.m. Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz. Das heißt: Ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers darf niemand in die Akte schauen – auch kein zukünftiger Dienstherr.

Entfernung der Abmahnung bei Wechselwunsch

Wenn eine Abmahnung gelöscht werden soll, reicht der bloße Wunsch leider nicht aus. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (z.B. BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11) ist eine Entfernung nur möglich, wenn die Abmahnung inhaltlich falsch, unverhältnismäßig oder verjährt ist. Es muss also ein triftiger Grund vorliegen.

Aufhebungsvertrag und Urlaubsausgleich

Neben der Frage zur Abmahnung stellt sich im Kündigungsprozess oft auch die Frage, was mit dem Resturlaub passiert – insbesondere wenn Krankheit im Spiel ist oder der Aufhebungsvertrag vom Arbeitnehmer ausgeht.

Urlaub während Krankschreibung

Wer zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses arbeitsunfähig ist, kann seinen Resturlaub nicht mehr nehmen. Gemäß § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss der Urlaub dann finanziell abgegolten werden. Das bedeutet konkret: Der offene Urlaub wird ausbezahlt, meist mit der letzten Gehaltsabrechnung.

Auswirkungen auf das ALG 1

Ein oft übersehener Punkt ist die Sperrzeit beim Arbeitslosengeld. Wer selbst kündigt oder freiwillig einen Aufhebungsvertrag unterschreibt, riskiert eine Sperrzeit von bis zu zwölf Wochen (§ 159 SGB III). In diesem Fall besteht kein Anspruch auf ALG 1 in der Sperrzeit. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Arbeitnehmer für den Aufhebungsvertrag triftige Gründe hatte – zum Beispiel ein neuer Job.

Praktische Überlegung zur Abmahnungslöschung

Viele Arbeitnehmer wünschen sich die Löschung der Abmahnung aus emotionalen Gründen. Doch lohnt sich der Aufwand?

Verhältnismäßigkeit des Vorgehens

Selbst wenn die Abmahnung lange zurückliegt und nie eine weitere Konsequenz hatte, ist ihr bloßes Vorhandensein kein hinreichender Grund zur Löschung. Wenn keine Kündigungsandrohung enthalten war, hat sie in der Regel kaum noch Gewicht. Außerdem: Mit dem Aufhebungsvertrag endet auch der Einfluss des alten Arbeitgebers – damit auch die Relevanz der Personalakte.

Vereinbarung im Aufhebungsvertrag

Theoretisch könnte man im Aufhebungsvertrag eine Formulierung aufnehmen, dass auf die Abmahnung verzichtet wird oder sie nicht weitergeführt wird. In der Praxis wird dies jedoch nur selten durchgesetzt, da der Arbeitgeber in solchen Punkten wenig Verhandlungsdruck verspürt – insbesondere, wenn der Arbeitnehmer ohnehin kündigt.

Handlungsempfehlung für den Arbeitnehmer

Was ist also der beste Weg, wenn man mit einer alten Abmahnung konfrontiert ist und nun einen Neuanfang plant?

Realistische Einschätzung der Folgen

Statt mit allen Mitteln eine Löschung zu erzwingen, lohnt sich ein pragmatischer Blick: Hat die Abmahnung tatsächliche Relevanz für die neue Anstellung? Wird sie überhaupt weitergegeben? Und selbst wenn: Handelt es sich um einen Vorfall, der nachvollziehbar ist oder längst verjährt erscheint? In vielen Fällen ist eine offene Kommunikation im Vorstellungsgespräch die bessere Lösung als ein langwieriger Streit um die Akte.

Bei unberechtigter Abmahnung handeln

Nur wenn die Abmahnung wirklich unzutreffend oder rechtswidrig war, sollte man juristische Schritte einleiten. Das kann durch eine Gegendarstellung, eine Einigung mit dem Arbeitgeber oder notfalls eine Klage beim Arbeitsgericht erfolgen. Doch Vorsicht: Diese Schritte sollten nicht aus dem Affekt erfolgen, sondern gut überlegt sein – idealerweise nach Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Fazit

Die Frage, ob man eine Abmahnung aus der Personalakte löschen lassen kann, lässt sich nicht pauschal beantworten – aber sie ist für viele verständlich. Gerade bei einem Aufhebungsvertrag im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel, insbesondere in den öffentlichen Dienst, taucht dieses Anliegen oft auf. Rechtlich gesehen ist eine Löschung nur bei unzutreffenden oder unverhältnismäßigen Abmahnungen möglich. Wer sich also fragt, ob man mit einem sauberen Blatt neu anfangen kann, muss zunächst prüfen, ob die Abmahnung berechtigt war. Die gute Nachricht ist: Ohne Einwilligung wird die Personalakte nicht weitergereicht – und in der Praxis hat die alte Abmahnung selten noch tatsächliche Relevanz für den neuen Job. Wer dennoch Zweifel hat, sollte sich rechtzeitig juristischen Rat holen, bevor ein Aufhebungsvertrag unterschrieben wird. Denn nicht nur die Abmahnung aus der Personalakte löschen, sondern auch ALG-1-Sperrzeiten oder Urlaubsabgeltung können dabei eine Rolle spielen.

FAQ

Kann mein neuer Arbeitgeber meine alte Personalakte sehen?

Nein, die Personalakte unterliegt dem Datenschutz. Ohne deine ausdrückliche Einwilligung darf der neue Arbeitgeber sie nicht einsehen – auch nicht im öffentlichen Dienst.

Wann kann ich eine Abmahnung aus der Personalakte löschen lassen?

Nur wenn die Abmahnung nachweislich falsch, unbegründet oder rechtswidrig ist. Einfacher Wunsch oder ein Neuanfang reichen dafür rechtlich nicht aus.

Hat eine alte Abmahnung Auswirkungen auf meinen neuen Job?

In der Regel nicht. Solange sie nicht weitergegeben wird – was ohne Einwilligung nicht erlaubt ist – bleibt sie beim alten Arbeitgeber und verliert mit der Zeit an Bedeutung.

Wird der Resturlaub trotz Krankschreibung ausgezahlt?

Ja. Nach § 7 Abs. 4 BUrlG muss nicht genommener Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegolten werden – also in Geld ausgezahlt werden.

Führt ein Aufhebungsvertrag immer zu einer ALG-1-Sperre?

Nicht immer, aber häufig. Nach § 159 SGB III kann die Agentur für Arbeit eine Sperrzeit verhängen, wenn der Aufhebungsvertrag auf eigenen Wunsch abgeschlossen wurde – es sei denn, es liegt ein wichtiger Grund vor.