Urlaubsanspruch bei 3 Arbeitstagen richtig berechnen

Urlaubsanspruch bei 3 Arbeitstagen – klingt erstmal nach weniger Urlaub, oder? Doch ganz so einfach ist es nicht. Viele Beschäftigte in Teilzeit stoßen auf Widerstand, wenn sie ihren Anspruch geltend machen wollen. Besonders dann, wenn der Arbeitgeber aus Bequemlichkeit lieber am alten 6-Tage-Schema festhält. Doch was ist rechtlich korrekt? Und dürfen IT-Probleme wirklich ein Grund sein, den Urlaubsanspruch zu beschneiden?

Gesetzlicher Mindesturlaub und Teilzeit

Teilzeitbeschäftigte haben grundsätzlich denselben Urlaubsanspruch wie Vollzeitkräfte – bezogen auf ihre tatsächlichen Arbeitstage. Das bedeutet: Wer nur drei Tage pro Woche arbeitet, bekommt anteilig Urlaub – nicht weniger Wochen, sondern weniger Tage.

Grundlage im Bundesurlaubsgesetz

Nach § 3 Abs. 1 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage, ausgehend von einer 6-Tage-Woche. Daraus ergeben sich vier Wochen bezahlter Urlaub im Jahr. Bei einer 3-Tage-Woche sind das entsprechend 12 Urlaubstage, da sich der Urlaubsanspruch proportional reduziert.

Tarifverträge und betriebliche Regelungen

Oft regeln Tarifverträge mehr Urlaub als das gesetzliche Minimum. So auch im vorliegenden Fall: Der Arbeitnehmer unterliegt dem NGG-Tarifvertrag, welcher bei einer 6-Tage-Woche 31 Urlaubstage vorsieht. Wird nun ab September nur noch an drei festen Tagen gearbeitet, reduziert sich der Anspruch rechnerisch auf 15,5 Tage, meist auf 16 aufgerundet. Der Arbeitgeber darf diesen Anteil nicht ignorieren oder nach Belieben festlegen.

Umstellung der Arbeitszeit und Urlaubsanpassung

In der Praxis stellt die Umrechnung bei unterjähriger Arbeitszeitänderung viele Betriebe vor technische Herausforderungen. Doch rechtlich ist die Sache klar – die Software darf nicht den gesetzlichen Anspruch beschneiden.

Übergang im laufenden Kalenderjahr

Wird die Arbeitszeit beispielsweise zum 1. September reduziert, ist der Urlaubsanspruch pro rata temporis zu berechnen. Das heißt: Für acht Monate gilt der volle Anspruch bei 6 Tagen pro Woche, für die restlichen vier Monate die reduzierte Variante.

Beispielrechnung zur Verdeutlichung

Nehmen wir an, der Gesamtanspruch beträgt 31 Tage bei Vollzeit. Für Januar bis August ergibt sich: 31 / 12 x 8 = 20,67 Tage. Für September bis Dezember wären es bei 3 Tagen pro Woche: 16 / 12 x 4 = 5,33 Tage. Insgesamt also 26 Urlaubstage für das laufende Jahr – eine faire und rechtlich korrekte Verteilung.

Die Rolle der IT – kein Ausweg für Arbeitgeber

Ein Argument, das in der Praxis häufiger auftaucht: Die Anpassung der Urlaubstage sei „zu aufwendig“. Die IT könne das nicht umsetzen oder müsse alles manuell ändern. Doch hier ist klar: Arbeitnehmer haben Anspruch auf korrekte Erfassung – egal, wie aufwendig das ist.

Softwareprobleme sind kein rechtlicher Grund

Arbeitgeber dürfen sich laut ständiger Rechtsprechung nicht auf organisatorische Hürden berufen, um gesetzliche oder tarifliche Ansprüche zu umgehen. Der EuGH hat in mehreren Entscheidungen betont, dass Arbeitszeitmodelle korrekt in Urlaubsberechnungen abgebildet werden müssen (z. B. EuGH, Urteil vom 10.09.2009 – C-395/08).

Urlaubseintrag nur für Arbeitstage

Entscheidend ist nicht die Länge der Kalenderwoche, sondern die tatsächlichen Arbeitstage. Wer an drei festen Tagen arbeitet, braucht auch nur drei Urlaubstage, um eine Woche freizunehmen.

Was bei Einzeltagen gilt

Ein besonders praxisnaher Punkt: Muss für einen einzelnen Urlaubstag auch „doppelt“ eingereicht werden, wenn das System weiterhin von sechs Tagen ausgeht? Nein – Urlaub wird nur für die Tage abgezogen, an denen der Arbeitnehmer auch tatsächlich gearbeitet hätte. Ein Tag Urlaub bedeutet bei einer 3-Tage-Woche genau das: ein Tag Urlaub.

Was sagt das BAG?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 19.01.2010 – 9 AZR 246/09) bestätigt: Die Berechnung des Urlaubsanspruchs muss sich nach der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage richten, nicht nach der ursprünglich vereinbarten Woche. Entscheidend ist die jeweilige Verpflichtung zur Arbeitsleistung.

Tariflicher Mehrurlaub und betriebliche Praxis

Viele Tarifverträge, wie der NGG-Tarifvertrag, gewähren mehr Urlaub als gesetzlich vorgeschrieben. Doch auch hier gilt: Der Mehrurlaub wird analog zur Arbeitszeit berechnet, sofern im Tarifvertrag nichts anderes geregelt ist.

Was passiert mit dem Resturlaub?

Wenn bereits Urlaubstage in Anspruch genommen wurden, bevor die Arbeitszeit reduziert wurde, stellt sich die Frage: Muss etwas zurückgegeben werden? Nein – der bereits genommene Urlaub bleibt bestehen. Künftig wird jedoch anteilig gerechnet. Wer also noch 10 Resttage hat, darf diese bei der neuen Teilzeit entsprechend flexibel einsetzen – immer bezogen auf die tatsächlichen Arbeitstage.

IT darf nicht das Recht beugen

Auch wenn es für viele Unternehmen organisatorisch einfacher ist, die alte Struktur beizubehalten, darf das nicht zu Lasten der Mitarbeitenden gehen. Der Arbeitgeber muss entweder seine Systeme anpassen oder manuell korrekt erfassen – gesetzliche Ansprüche sind unantastbar.

Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?

Am Ende liegt die Verantwortung klar beim Arbeitgeber. Die Bequemlichkeit des Betriebs darf keine Rolle spielen. Wenn Mitarbeiter aufgrund veralteter Software mehr Urlaubstage opfern sollen, ist das schlicht unzulässig – und kann, wenn nötig, auch arbeitsgerichtlich durchgesetzt werden.

Fazit

Der Urlaubsanspruch bei 3 Arbeitstagen richtet sich klar nach der tatsächlichen Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage – nicht nach veralteten IT-Strukturen oder arbeitgeberseitiger Bequemlichkeit. Wer nur an drei festen Tagen pro Woche arbeitet, darf nicht gezwungen werden, für eine Urlaubswoche weiterhin sechs Tage einzureichen. Auch wenn tarifliche Regelungen wie im NGG-Vertrag einen erhöhten Urlaubsanspruch vorsehen, wird dieser ebenfalls anteilig auf die reduzierte Arbeitszeit umgerechnet. Arbeitgeber, die sich auf organisatorische Schwierigkeiten berufen, handeln damit nicht nur praxisfern, sondern riskieren auch eine arbeitsrechtliche Auseinandersetzung. Es gilt: Der Urlaubsanspruch bei 3 Arbeitstagen ist gesetzlich geschützt – und das darf auch durch interne Systeme nicht relativiert werden.

FAQ

Muss der Arbeitgeber meine Urlaubsansprüche an die neue 3-Tage-Woche anpassen?

Ja, das muss er. Der Urlaubsanspruch wird anteilig gemäß Ihrer tatsächlichen Arbeitstage berechnet. Arbeiten Sie nur noch drei Tage pro Woche, reduziert sich auch die Anzahl der Urlaubstage entsprechend.

Darf mein Arbeitgeber verlangen, dass ich weiterhin sechs Tage Urlaub einreiche?

Nein, das wäre unzulässig. Ihr Urlaubsantrag muss sich auf die Tage beziehen, an denen Sie auch wirklich zur Arbeit verpflichtet sind. Bei einer 3-Tage-Woche dürfen Sie nicht gezwungen werden, eine fiktive 6-Tage-Woche einzuhalten.

Was passiert mit meinem bereits genommenen Urlaub vor der Arbeitszeitänderung?

Bereits genommener Urlaub bleibt unberührt. Eine rückwirkende Anpassung findet nicht statt. Künftig wird jedoch der verbleibende Anspruch anteilig neu berechnet.

Kann der Arbeitgeber die Anpassung wegen technischer Schwierigkeiten verweigern?

Nein. Technische oder organisatorische Hürden entbinden den Arbeitgeber nicht von seiner rechtlichen Verpflichtung, den Urlaubsanspruch korrekt zu berechnen und zu gewähren.

Wie viele Urlaubstage habe ich bei einer 3-Tage-Woche im NGG-Tarif?

Wenn laut Tarifvertrag 31 Tage bei einer 6-Tage-Woche gelten, reduziert sich der Anspruch bei einer 3-Tage-Woche auf 15,5 Tage. In der Praxis wird meist auf 16 Tage aufgerundet, was vier Urlaubswochen entspricht.